Come scrivere una lettera formale inglese? Facile, seguendo questi 7 punti

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Lettera formale inglese

Al giorno d’oggi è sempre più raro dover scrivere una lettera formale inglese, perché tendenzialmente si usano le e-mail. Può però capitare, e accade essenzialmente in ambito business. Inoltre, la struttura che vedremo può essere usata anche per le e-mail formali, come le cover letter.

Una lettera formale inglese non è diversa da quella italiana per quanto riguarda scopo, tipo di linguaggio e struttura del corpo della lettera. Vediamo allora quali sono i passaggi da seguire per comporla:

  1. I tuoi recapiti: il tuo nome e cognome, indirizzo, telefono e indirizzo e-mail vanno scritti nell’angolo in alto a destra. Se rappresenti un’azienda, scrivi l’indirizzo dell’azienda e aggiungi il logo.
  2. L’indirizzo del destinatario: cognome e indirizzo del destinatario si scrivono sotto quelli del mittente, ma sul lato sinistro della lettera. Fai precedere il cognome da un titolo, come , Mrs., Ms., Miss, Dr. Se non conosci il titolo, usa Mr. per gli uomini e Ms. per le donne, che va bene sia per donne sposate che nubili. È poi consigliato far seguire il nominativo dalla posizione lavorativa che la persona ricopre: ad esempio, Ms. Jenkins, Product Manager.
  3. La data: scrivi la data sotto l’indirizzo del destinatario, allineata a sinistra oppure a destra. Ti ricordiamo il formato delle date in inglese: 24th June 2017 June 24th 2017. Per il numero 1 e i suoi composti, si scrive 1st (e 21st, 31st); il numero 2 è 2nd e il 3 è 3rd. Tutti gli altri finiscono con th. Scrivi il mese in parola e non in numero.
  4. Il saluto iniziale: è sempre meglio conoscere il nome della persona a cui ci si rivolge, magari svolgendo qualche ricerca per scoprirlo. In questo caso, puoi salutare con Dear Mr/Mrs/Dr/Ms Jenkins. Se invece non conosci il nome, puoi scrivere Dear Sir or Madam.
  5. Il corpo della lettera: chiaramente questa parte dipende dal contenuto che devi comunicare. Possiamo però darti delle indicazioni su come esporre il tuo messaggio.
    1. Nel primo paragrafo, ringrazia per eventuali comunicazioni precedenti e indica subito il motivo per cui stai scrivendo, in maniera breve e concisa e senza giri di parole. Il destinatario deve capire subito di cosa si tratta.
    2. Nel paragrafo seguente, argomenta quanto hai appena detto usando se possibile degli esempi chiari e concreti.
    3. Nell’ultima parte ripeti brevemente il punto del tuo discorso e fai delle proposte su come procedere in futuro. Indica anche quali allegati (enclosures) includi nella lettera.

A meno che non si tratti di un contenuto complicato o con molte sfaccettature, tre paragrafi dovrebbero essere sufficienti. Ricordati di lasciare uno spazio tra un paragrafo e l’altro e tra le varie parti della lettera.

  1. Il saluto finale: puoi usare Yours sincerely, Best o Sincerely. Firma con il tuo nome scritto a computer e, una volta stampata la lettera, firmala anche a mano subito sotto.
  2. Allegati: sotto la tua firma scrivi Enclosures: ed elenca tutti i documenti che spedisci insieme alla lettera.

Un ultimo consiglio che può sembrare banale, ma non è mai ripetuto abbastanza: rileggi la lettera formale inglese più volte per correggere eventuali errori grammaticali, per renderla il più breve possibile eliminando il superfluo e per controllare di aver coperto tutti i punti.

Ecco un esempio di lettera formale inglese che può esserti utile come guida:

Lettera formale inglese

Hai bisogno di chiarimenti? Scrivici un commento, oppure per un aiuto personalizzato contattaci per fissare un appuntamento scrivendo a info@reallanguage.it . Possiamo aiutarti nella stesura della lettera oppure semplicemente controllarla e darti qualche consiglio.

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